Документация

Документация по внедрению
PDF

Договор

Следующий шаг фазы Initiation — составление и согласование договора с заказчиком и официальный запуск проекта. Для этого необходимо иметь согласованные с заказчиком коммерческое предложение и план развития проекта.

В производственную группу по подготовке и согласованию договора входит заказчик, менеджер по работе с клиентами, руководитель проекта и руководитель отдела разработки (Рис. 9).

Рис. 9 — Структура и ответственность команды на этапе подготовки и утверждения договора

scr_chapter_initiation_agreement_org_structure.png 

Процессы подготовки и согласования договора не имеют ветвления и выполняются последовательно (Рис. 10).

Рис. 10 — Общая схема процессов подготовки и утверждения договора

scr_chapter_initiation_agreement_scheme.png 

Создание высокоуровневого плана проекта

После того как коммерческое предложение согласовано с заказчиком, необходимо сформировать договор. На первом этапе создается высокоуровневый план проекта. Для этого руководитель проекта собирает все данные о предпроектном обследовании и передает заказчику информационный запрос, который включает:

запрос проектной команды заказчика;

список документов;

запрос бизнес-кейсов;

вопросы по темным пятнам проекта.

Затем планируются работы по проекту. В верхнеуровневом плане указываются:

этапы проведения работ;

объемы работ экспертов;

объемы работ руководителей групп разработчиков и аналитиков;

разделение работ на этапы для различных экспертов.

Определение точной даты старта проекта

На следующем этапе подготовки договора необходимо определить точную дату старта проекта и дополнительно зарезервировать экспертов.

1.Руководитель разработки совместно с руководителем аналитиков проводят анализ задач высокоуровневого плана проекта и подтверждают трудозатраты.

2.Руководитель разработки и руководитель группы аналитиков выбирают экспертов для проекта, основываясь на навыках и загруженности сотрудников.

3.Руководитель проекта получает информацию о выбранных экспертах и согласовывает дату старта проекта с менеджером по работе с клиентами. Если не удается согласовать и утвердить дату старта, то решение эскалируется.

4.Утвержденная дата начала проекта вносится в договор. Дополнительно в план проекта вносятся выбранные эксперты.

На заметку

Резервирование экспертов действует в течение утвержденного в организации срока, о котором необходимо уведомить заказчика.

Оформление и согласование договора

На следующем этапе менеджер по работе с клиентами подготавливает и оформляет договор, затем передает его на визирование. После согласования договора внутри компании документ передается на согласование заказчику.

Официальный запуск проекта

Цель процесса официального запуска проекта — собрать все документы по продаже услуг, убедиться в их корректности и утвердить сам проект. Без этого невозможен старт работ по проекту.

Чтобы приступить к запуску проекта, необходимо подписать договор с заказчиком и выполнить условия, которые указанны в договоре как обязательные для старта, например, получить предоплату.

Смотрите также

Фаза Initiation

Планирование и коммерческое предложение

Смотрите далее

Самостоятельное внедрение

Был ли данный материал полезен?

Как можно улучшить эту статью?