Документация по настройке процессов

Элемент процесса [Отправить email]

Используйте элемент [Отправить email] (Рис. 69) для отправки электронных сообщений при выполнении бизнес-процесса. Элемент может отправлять email автоматически или открывать новую страницу email для отправки вручную пользователем, который запустил процесс. Элемент использует всю функциональность email, доступную в bpm’online, например, макросы, шаблоны, связывание email c записями других разделов.

Рис. 69 — Элемент [Отправить email] на диаграмме процесса

chapter_process_designer_email_element_on_diagram.png 

НА ЗАМЕТКУ

Для работы с почтой в bpm’online должна быть выполнена интеграция с почтовым провайдером.

Элемент [Отправить email] позволяет автоматизировать email-коммуникации пользовательскими средствами. Например, при помощи этого элемента можно:

  • Перейти на следующий шаг бизнес-процесса в то время, как bpm’online отправляет письма от вашего имени.

  • Автоматически отправлять важные системные сообщения, уведомления и обновления.

  • Персонализировать email-сообщения с помощью макросов, использующих информацию, которая содержится в других параметрах процесса.

  • Автоматически назначать ответственных сотрудников по активностям, которые связаны с email.

Если вы решите отправлять письма вручную, то все связанные с email задачи (черновики) будут отображаться на вашей коммуникационной панели.

Использование элемента [Отправить email]

Выполнение

Поведение элемента [Отправить email] после активации зависит от того, каким способом отправляется письмо.

Если письмо отправляется вручную:

  • Для запустившего процесс пользователя откроется страница нового email-сообщения при условии, что установлен признак [Показывать страницу автоматически] и если элемент не выполняется в фоновом режиме. Все настройки и свойства элемента [Отправить email] (например, шаблон сообщения, почтовый ящик и т. д.) будут использованы в черновике письма.

  • Для запустившего процесс пользователя на коммуникационной панели отобразится задача по отправке email, если на панели настройки свойств элемента снят признак [Показывать страницу автоматически].

Если письмо отправляется автоматически, то bpm’online создаст сообщение на основании свойств элемента [Отправить email] (например, шаблона сообщения, почтового ящика и т. д.). Сообщение будет отправлено автоматически с электронного адреса, указанного в поле [От] страницы email.

Завершение

Завершение выполнения элемента [Отправить email] зависит от способа отправки сообщения.

Если письмо отправляется вручную, то элемент считается выполненным, как только пользователь отправит email-сообщение.

Если письмо отправляется автоматически, то элемент не требует действий пользователя и считается выполненным, как только сообщение будет отправлено.

Если при отправке письма возникают ошибки, то завершение выполнения элемента определяется признаком [Игнорировать ошибки отправки]:

  • Если на панели свойств элемента установлен признак [Игнорировать ошибки отправки], то элемент считается выполненным, как только будет выполнена первая попытка отправки, независимо от результата. Например, если почтовый сервер возвращает ошибку отправки, то элемент все равно завершит выполнение и активирует свои исходящие потоки.

  • Если признак [Игнорировать ошибки отправки] не установлен, то элемент считается выполненным, только если email-сообщение было успешно отправлено. Если в ходе отправки email возникают ошибки, то выполнение элемента завершится с ошибками и процесс не перейдет на следующий шаг. Любые ошибки, возникающие при выполнении процесса, можно просмотреть в разделе [Журнал процессов].

Результат

После завершения выполнения элемент обновит значения параметров в соответствии с изменениями, выполненными пользователем на странице email-сообщения, а также активирует свои исходящие потоки

Общие свойства элемента

Независимо от того, как отправляется письмо (автоматически или вручную) и как формируется его текст (по шаблону или произвольно), на панели настройки свойств элемента [Отправить email] отображаются следующие поля:

От кого

Учетная запись почты, интегрированной с bpm’online, которая будет использоваться для отправки писем. Этот параметр заполняется значениями справочника [Настройки синхронизации с почтовым ящиком]. Значения параметра можно указать несколькими способами:

  • Укажите учетную запись почты, выбрав его из справочника [Настройки синхронизации с почтовым ящиком].

  • Укажите системную настройку, которая использует значения справочника [Настройки синхронизации с почтовым ящиком], например, “Почтовый ящик для отправки письма информации о визе”.

  • Передайте любой другой параметр процесса, который использует значения справочника [Настройки синхронизации с почтовым ящиком]. Подробнее о том, как работать с параметрами, читайте в статье “Параметры процесса“.

Если письмо будет отправляться автоматически, то поле [От кого] становится обязательным для заполнения. При ручной отправке ответственный сможет выбрать нужную учетную запись почты из списка доступных на странице редактирования email-сообщения.

Обратите внимание, что для отправки email-сообщений из bpm’online предварительно должна быть выполнена интеграция с почтовым провайдером.

Кому

Копия

Скрытая копия

Email-адреса получателя. Нажмите кнопку btn_button_preconfigured_new.png, чтобы добавить получателей копии (Сс) или скрытой копии (Bcc) письма.

В каждое из этих полей можно:

  • Ввести email-адреса вручную (например, e.mirny@gmail.com). Для добавления нескольких получателей вручную нажмите кнопку btn_button_preconfigured_new00001.png и укажите дополнительные адреса.

  • Выбрать контрагентов/контакты из справочника.

  • Выбрать системные настройки, значениями которых являются email-адреса (например, “1-я линия поддержки”).

  • Выбрать email-адрес контрагента или контакта пользователя, который запускает процесс (“Контрагент текущего пользователя”, “Контакт текущего пользователя”).

  • Получить email-адрес из другого параметра процесса. Вы можете передать любой текстовый параметр. Обратите внимание, что значение переданного параметра должно быть актуальным email-адресом, иначе элемент не выполнится корректно. Подробнее о работе с параметрами читайте в статье “Параметры процесса“.

Если выбран контакт или контрагент, то адрес email будет автоматически считываться с детали [Средства связи]. Если на странице контакта или контрагента указано несколько email-адресов, то bpm’online выберет адрес, который был добавлен на деталь последним.

[Какое сообщение отправить?]

Выберите в этом поле “Произвольное письмо”, чтобы создать отдельное письмо для определенного бизнес-процесса с помощью дизайнера контента.

Выберите “Письмо по шаблону”, чтобы использовать один из шаблонов email, содержащихся в справочнике [Шаблоны email-сообщений].

[Как выполняется отправка?]

Если в этом поле выбран вариант “Отправить email вручную”, то для пользователя будет открыта страница редактирования письма (или будет создана задача по отправке письма), как только элемент [Отправить email] активируется на диаграмме процесса.

Если в этом поле выбран вариант “Отправить email автоматически”, то письмо будет автоматически отправлено от с почтового ящика, указанного в поле [От кого], как только элемент [Отправить email] активируется на диаграмме процесса.

Тема

Ввести тему письма. Можно выбрать один из следующих вариантов:

  • Ввести тему вручную.

  • Настроить передачу текстового параметра процесса. Подробнее о работе с параметрами читайте в статье “Параметры процесса“.

  • Выбрать системную настройку типа “text”.

  • Использовать формулу для создания персонализированной темы, например, “Здравствуйте, Евгений Мирный!”, где имя “Евгений Мирный” получено из предыдущего элемента процесса. Больше информации об использовании формул доступно в статье “Синтаксис формул в дизайнере процессов“.

Тема письма также отображается на вкладке [Задачи по бизнес-процессам] коммуникационной панели. Если выполняется отправка письма по шаблону, то поле [Тема] автоматически заполнится темой, указанной в выбранном шаблоне.

Настройки произвольного письма

Если в поле [Какое сообщение отправить?] выбрано “Произвольное письмо”, то отображаются следующие поля для заполнения:

Тело письма

Под полем [Тема] отображается область предпросмотра тела письма. Наведите курсор на эту область и кликните create_or_edit_mail.text.png, чтобы перейти в дизайнер контента для создания произвольного письма.

Настройки письма по шаблону

Если в поле [Какое сообщение отправить?] выбрано “Письмо по шаблону”, то отображаются следующие поля для заполнения:

Письмо по шаблону

Выберите шаблон письма из справочника [Шаблоны email-сообщений]. По кнопке btn_chapter_designer_user_task_designer_task.png можно открыть выбранный шаблон в дизайнере контента. Для отправки писем клиентам на их языке общения в bpm’online могут использоваться мультиязычные шаблоны. Подробнее об их настройке и использовании читайте в статье “Как настроить отправку мультиязычных email-сообщений”. Больше информации об использовании шаблонов email доступно в отдельной статье.

Запись для формирования макросов

Запись, значения которой используются в макросах в шаблоне письма. Например, если шаблон письма содержит макросы [#Contact.Name#] и [#Contact.Mobile phone#], то имя и номер телефона в отправленном письме будут соответствовать контакту, указанному в поле [Запись для формирования макросов].

Подробнее о работе с параметрами читайте в статье “Параметры процесса“.

Это поле связано с полем [Источник макросов] на странице выбранного шаблона email-сообщения. Например, если в поле [Источник макросов] шаблона указано “Контакт”, то значением в поле [Запись для формирования макросов] будет запись определенного контакта.

Выбрать запись, которая будет использоваться для заполнения макросов в шаблоне письма, можно следующими способами

  • Из параметра процесса. Параметр должен быть справочного типа, а сам справочник должен соответствовать объекту, указанному в поле [Источник макроcов] шаблона email-сообщения.

  • Выбрав значение из справочника.

  • Выбрав системную настройку справочного типа, справочник которой соответствует тому, который указан в поле [Источник макросов] в шаблоне email-сообщения. (например, “Контакт получателя для тестовой отправки email”). Выбрав “Контакт текущего пользователя”, чтобы макросы в письме заполнились данными пользователя, который запустил процесс.

НА ЗАМЕТКУ

Для создания динамического текста темы и тела письма используйте элемент процесса [Формула] или пункт “Формула” в меню значений параметра. Подробнее читайте в статье Синтаксис формул в дизайнере бизнес-процессов. Обратите внимание, что для заполнения тела письма с помощью формулы необходимо перейти в расширенный режим настройки элемента [Отправить email].

Настройки автоматической отправки email

Если в поле [Как выполняется отправка] панели настройки элемента [Отправить email] выбран вариант “Отправить email автоматически”, то отображаются следующие поля для заполнения:

Важность

Значение этого поля используется для заполнения поля [Приоритет] соответствующей задачи по отправке email.

Игнорировать ошибки при отправке

Если этот признак установлен, то выполнение процесса продолжится, даже если возникнут ошибки при отправке письма. Если признак не установлен и возникли ошибки, то элемент [Отправить email] завершит выполнение с ошибкой и не активирует свои исходящие потоки. Любые ошибки, возникающие при выполнении процесса, можно просмотреть в разделе [Журнал процессов].

Выполнять следующие элементы в фоновом режиме

Если установлен этот признак, то любой элемент процесса, активированный исходящими потоками элемента [Отправить email], будет выполнен в фоновом режиме без отображения маски загрузки.

Настройки отправки email вручную

Если в поле [Как выполняется отправка] панели настройки элемента [Отправить email] выбран вариант “Отправить email вручную”, то отображаются следующие поля для заполнения: Поле

[Кто отправляет email?]

Здесь указывается пользователь, для которого будет открыта страница email при выполнении элемента [Отправить email]. По умолчанию это пользователь, который запускает бизнес-процесс. Измените эту настройку, если email должен отправить другой пользователь.

Когда процесс перейдет к выполнению элемента [Отправить email], на коммуникационной панели отобразится задача по отправке email или откроется страница редактирования письма (если установлен признак [Показывать страницу автоматически]).

Поле [Кто отправляет email?] заполняется значениями справочника [Настройки синхронизации с почтовым ящиком]. Вы можете указать в поле значение параметра или системной настройки, при условии, что их значения выбраны из того же справочника.

Подсказка пользователю

Текстовая подсказка для пользователя, который выполняет эту задачу в ходе процесса. Пользователь может просмотреть подсказку по кнопке btn_com_information00002.png на странице email.

Показывать страницу автоматически

Если этот признак установлен, то страница редактирования email-сообщения откроется для пользователя, указанного в поле [Кто отправляет email?], как только процесс перейдет к выполнению элемента [Отправить email].

Обратите внимание, что если в настройках элемента, который предшествует элементу [Отправить email] на диаграмме процесса, установлен признак [Выполнять следующие элементы в фоновом режиме], то страница редактирования email не будет открыта при переходе к выполнению элемента [Отправить email], даже если в его настройках установлен признак [Показывать страницу автоматически].

Выполнять следующие элементы в фоновом режиме

Если установлен этот признак, то все элементы процесса, связанные с данным элементом исходящими потоками, будут выполнены в фоновом режиме без отображения маски загрузки или автоматического открытия их страниц.

Связи email

Свяжите созданное письмо с другими записями bpm’online. Связанные записи отобразятся в блоке [Связи] страницы email, а также в виде ссылок на вкладке [Email] коммуникационной панели. Для добавления связанных записей разных типов нажмите кнопку btn_com_add_tab.png.

Важные исходящие параметры

btn_iD.png Id задачи

Идентификатор задачи по отправке email, созданной при выполнении элемента. Тип: “Id”. Все созданные вручную письма и черновики считаются активностями в bpm'online и имеют уникальный идентификатор в базе данных. Больше информации об идентификаторах вы найдете в статье “Работа с данными”.

btn_text.png Рекомендация

Получить значение этого параметра можно из поля [Подсказка пользователю]. Отображается, только если выбран ручной способ отправки письма. Тип: “Text”.

btn_boolean.png Игнорировать ошибки отправки

Значение этого параметра можно получить из настройки [Игнорировать ошибки при отправке]. Отображается, только если выбран автоматический способ отправки письма). Тип: “Логическое”.

Примеры использования элемента [Отправить письмо]

Как использовать параметры процесса в теле письма

Как отправить email автоматически

Как использовать шаблоны email в бизнес-процессах

Как указать получателя или отправителя письма в свойствах элемента [Отправить email]

Как связать письмо с другими записями bpm’online

Смотрите далее

Элемент процесса [Вопрос пользователю]

Элемент процесса [Открыть страницу редактирования]

Элемент процесса [Автогенерируемая страница]

Элемент процесса [Преднастроенная страница]

Элемент процесса [Звонок]

Элемент процесса [Визирование]

Смотрите также

Параметры процесса

Как работать с окном определения значения параметра

Как работать с email

Был ли данный материал полезен?

Как можно улучшить эту статью?